En krisorganisation som inte går att nå är bara en lista med namn

På årets Skyddsmässa kommer beredskap att stå högt på agendan. Många verksamheter arbetar med planer, rutiner och organisation för att vara bättre förberedda när något oväntat händer. Men även den mest genomarbetade krisplanen riskerar att stanna på pappret om det inte går att nå rätt personer när situationen kräver det.

Kan du få tag på rätt personer när något händer?

När en störning väl inträffar är det ofta inte planen som är problemet.

Problemet är att personen som ska fatta beslut inte svarar. Att kontaktlistan inte är uppdaterad. Att den ansvariga är ledig. Eller att ingen riktigt vet vem som ska kontaktas först.

Plötsligt börjar minuterna ticka i väg.

Det är då det blir tydligt att beredskap handlar om mer än dokument och rutiner.

På SOS Alarm ser vi hur viktiga de första minuterna är när en organisation behöver samla rätt personer och börja agera. Många verksamheter har planer, roller och rutiner på plats. Men när något oväntat händer är det ofta en annan fråga som avgör hur snabbt krisarbetet kommer i gång: Hur snabbt går det att samla rätt människor?

“Beredskap handlar inte bara om planer och rutiner. Det handlar också om att snabbt kunna samla rätt människor, fatta beslut och komma i gång när det verkligen gäller."
Anna Magnusson, Key Account Manager, Beredskapstjänster, SOS Alarm

När något händer räknas varje minut

Det kan vara en cyberattack. Ett längre strömavbrott. Ett tekniskt fel. Eller en vattenläcka som påverkar verksamheten.

När något inträffar behöver människor börja agera. Någon behöver ta ansvar. Någon behöver fatta beslut. Någon behöver informera verksamheten om vad som har hänt.

Och allt börjar med att rätt personer får informationen i tid.

Det låter självklart.

Men många upptäcker först när de testar sina rutiner, eller när något faktiskt händer, att det finns luckor.

Det räcker inte att veta vem som ansvarar

Många har tydliga roller på papperet. Men vet alla vem de ska kontakta om något händer?

Finns det flera sätt att nå personen?

Finns det en ersättare om någon är sjuk, ledig eller inte svarar?

Går det att nå rätt personer även sent på kvällen eller under en helg?

Det är enkla frågor. Samtidigt är det ofta där de största osäkerheterna finns.

Ett enkelt test

Tänk dig att du behöver samla din krisorganisation inom 15 minuter.

Inte nästa vecka.

Inte efter att någon har hunnit leta fram rätt dokument.

Utan nu.

Skulle det fungera?

• Vet du vilka som ska nås?
• Vet du hur de ska kontaktas?
• Är kontaktuppgifterna uppdaterade?
• Vet du vem som ersätter den som inte svarar?

Om du tvekar på någon av frågorna kan det vara dags att se över larmkedjan.

Larmkedjan är viktigare än många tror

Kontaktlistor och larmkedjor hamnar lätt i skymundan. De finns där och förväntas fungera när de behövs.

Men om det tar tid att nå rätt personer tar det också längre tid att förstå situationen och komma i gång med arbetet.

Därför är fungerande kontaktvägar inte bara en administrativ fråga. De är en viktig del av verksamhetens beredskap.

När något händer vill du inte lägga tid på att leta efter rätt telefonnummer eller fundera på vem som ska kontaktas härnäst. Du vill att rätt personer får informationen direkt, så att arbetet kan börja.

Det är ofta först när du testar larmkedjan som du upptäcker vad som behöver förbättras. Och det är betydligt bättre att göra det under en övning än mitt under en pågående händelse.

Börja där du är idag

Att stärka beredskapen behöver inte vara komplicerat.

Börja med att se över vilka personer som är viktigast att nå, hur larmkedjan ser ut och om kontaktuppgifterna fortfarande stämmer.

Många organisationer lägger stor kraft på planer, roller och rutiner. Det är viktigt.

Men när något väl händer är frågan ofta enklare än så:

Går det att få tag på rätt personer?

För en krisorganisation som inte går att nå är bara en lista med namn.