Effektiv krisjour med SOS Inkallning

Vanliga frågor om inkallningstjänsten

• Hur skriver vi våra meddelanden?

  När ni börjar använda tjänsten förbereds meddelanden som är anpassade för din organisations behov. 

  Meddelandena är i grunden statiska, men vissa delar som händelse, tid och samlingsplats kan lämnas öppna för att fyllas i av SOS Alarm i samråd med den som aktiverar tjänsten vid varje tillfälle. 

  Du får exempel på meddelanden att utgå ifrån i samband med att tjänsten tas i bruk. 

• Hur lägger jag in kontaktuppgifter i systemet?

  När tjänsten sätts igång hjälper vi dig att importera kontakterna och placera dem i rätt kontaktgrupper. 

  Om du senare behöver uppdatera kontaktuppgifterna kan du enkelt göra det själv genom att logga in i webbgränssnittet. Ni bestämmer själva hur många som ska ha tillgång till det. 

• Kan SOS Alarm hjälpa till att uppdatera kontaktuppgifter?

  Ni kan enkelt uppdatera kontaktuppgifter själva i webbgränssnittet. Vill ni ha hjälp med att uppdatera, kan vårt Kundcenter hjälpa er. Debitering sker då per timme. 

• Hur långt kan ett röstmeddelande vara?

  Det finns ingen maxgräns, men vi rekommenderar att hålla meddelandet kort och tydligt för att förenkla för mottagaren. 

• Hur vet jag att det är krisjouren som ringer?

  Samtalet kommer alltid från samma telefonnummer. Vi rekommenderar alla som står på en kontaktlista att spara det i sin kontaktbok. 

• Vad händer om jag missar eller inte svarar på samtalet?

  Om du missar samtalet kan du ringa tillbaka på det nummer som visas vid meddelandet. Systemet fortsätter ringa de nummer du har angett i din kontaktlista ett visst antal gånger enligt era inställningar. Om ingen svarar på något av numren avslutas sökningen. 

• Får de som inte svarar ett sms?

  Ja, alla som får ett samtal får även ett SMS som skickas samtidigt som samtalen rings upp. Mottagaren kan även kvittera meddelandet via SMS.  

• Om jag kvitterar via SMS, ringer systemet ändå vidare?

  Ja, även om du kvitterar via SMS fortsätter telefonsamtalen enligt kedjan tills den är avslutad. 

• Kan meddelanden skickas via e-post?

  Ja, om ni önskar kan meddelanden även skickas via e-post. 

• Kan jag uppge både arbetsmobilen och min privata telefon som sökvägar?

  Du kan ange upp till fem olika sökvägar, men vi rekommenderar max två för att inte förlänga sökningen. Du kan också ställa in hur många gånger systemet ska försöka på varje sökväg. Till exempel: om vi ringer på den första sökvägen och inte får svar på första försöket, kan systemet försöka två gånger till med tre minuters mellanrum innan nästa sökväg aktiveras.

• Hur låter meddelandet?

  Röstmeddelandet läses upp av en syntetisk röst som framför det meddelande du har valt. Först hörs ett introduktionsmeddelande: ”Detta är ett meddelande från xx.” Efter det får mottagaren göra ett val, till exempel: 

  ”Tryck 1 för att lyssna på meddelandet.” 

  Efter det följer själva huvudmeddelandet, som kan innehålla ytterligare instruktioner eller valmöjligheter. 

• Kan jag avsluta en sökning om någon svarar?

  Ja, du kan ange upp till fem sökvägar som leder till en funktion som involverar ett visst antal personer. Du kan till exempel lägga in fem olika kontaktpersoner och använda deras mobilnummer som sökvägar. Om någon svarar genom en knapptryckning, kommer sökningen inte att gå vidare till nästa person. 

• Kan jag ange Rakel och personsökare som kontaktvägar?

  Idag kan systemet endast hantera telefonnummer och Rakelmobiler som är anslutna till en telefonväxel.

• Om någon svarar, avbryts sökningen då?

  Nej, sökningen avbryts först när någon svarar ”ja” genom en knapptryckning. Om man bara lyssnar eller en telefonsvarare går igång fortsätter sökningen.

• Hur lång tid tar det innan röstmeddelandet skickas ut?

  Det tar vanligtvis 5–10 minuter för röstmeddelandet att skickas iväg. Tiden kan variera beroende på hur många ändringar som görs i meddelandet. 

• Hur lång tid tar en utringning?

  Du som kund bestämmer själv hur många gånger en kontakt ska sökas och vilket tidsintervall som ska användas. Tiden beror även på hur snabbt någon svarar och hur många personer som ska kontaktas. Därför är det svårt att uppskatta en exakt tid för hela sökningen.